Zgłaszanie naruszeń w PSI SE

System zgłaszania naruszeń w PSI SE opiera się na niezależnych kanałach komunikacji, dzięki czemu sygnalistom zapewniona jest pełna ochrona przed represjami i dyskryminacją. Proces ten ma na celu identyfikację naruszeń oraz podejmowanie działań w celu ich eliminacji.

Kto może zgłosić naruszenie?

Naruszenie prawa, procedur lub standardów etycznych może zgłosić każda osoba zatrudniona lub współpracująca z PSI SE, niezależnie od stanowiska czy formy współpracy. Zgłoszenia mogą dokonać także byli pracownicy i współpracownicy PSI SE, jak również osoby, które nie rozpoczęły współpracy ze Spółką.

Jakie zachowania niepożądane należy zgłaszać?

Wszelkie nieprawidłowości związane z przypadkami naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych w PSI SE. Zgłoszenia mogą obejmować działania łamiące prawo lub omijające jego przepisy w następujących obszarach:

  • korupcja,
  • zamówienia publiczne,
  • usługi, produkty i rynki finansowe,
  • zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
  • bezpieczeństwo transportu,
  • ochrona środowiska,
  • ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
  • bezpieczeństwo żywności i pasz,
  • zdrowie i dobrostan zwierząt,
  • zdrowie publiczne,
  • ochrona konsumentów,
  • ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych i teleinformatycznych,
  • etyka w zatrudnieniu,
  • interesy finansowe skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
  • rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
  • konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-13 i 15-16,
  • zachowania niepożądane w relacjach pracowniczych, mobbing lub dyskryminacja (w tym molestowanie lub molestowanie seksualne).

Jak zgłosić naruszenie?

Przypadki naruszenia można zgłosić za pomocą kilku kanałów komunikacji.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń:

  • zgłoszenie za pomocą wiadomości e-mail na adres: ppl-complaince@psi.pl;
  • zgłoszenie poprzez wewnętrzną lub zewnętrzną pocztę, za pomocą wiadomości umieszczonej w zamkniętej kopercie, zaadresowanej do „Komisji ds. zgłoszeń naruszeń prawa”, opatrzonej klauzulą: „Zgłoszenie”;
    • w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Spółki lub innej osoby pełniącej funkcje kierownicze, zgłoszenie może zostać umieszczone w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą: „Poufne”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie opisanej zgodnie z punktem powyżej;
  • zgłoszenie telefoniczne, którego można dokonać dzwoniąc pod numer: 608-490-989. Po zakończonej rozmowie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, pod którym składa swój podpis. Sygnalista ma prawo do skontrolowania protokołu, a także naniesienia w nim poprawek, które może potwierdzić swoim podpisem;
  • zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania odpowiedniego wniosku od zgłaszającego. Po spotkaniu zostaje sporządzony protokół przygotowany i podpisany przez przyjmującego zgłoszenie. Sygnalista ma prawo do skontrolowania protokołu, a także naniesienia w nim poprawek, które może potwierdzić swoim podpisem; wzór protokołu stanowi załącznik nr 1;

Zewnętrzne kanały zgłoszeń:

  • zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego;
  • zgłoszenie poprzez ujawnienie publiczne, które jest dopuszczalne w sytuacjach gdy:
    • sygnalista zgłosił sprawę wewnętrznie, następnie zewnętrznie, jednak ani podmioty w Spółce, ani organ publiczny nie podjęły żadnych działań ani nie przekazały sygnaliście informacji zwrotnej. Wyjątek stanowi sytuacja, w której sygnalista nie podał danych kontaktowych;
    • naruszenie może zagrażać interesowi publicznemu, na przykład w sytuacjach wyjątkowych lub gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
    • zgłoszenie zewnętrzne może skutkować działaniami odwetowymi lub istnieje niskie prawdopodobieństwo skutecznego rozwiązania sprawy z powodu możliwości ukrycia dowodów, czy zmowy między organem publicznym a sprawcą.

Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze (tj. odnoszące się do zdarzeń, które zaistniały w rzeczywistości i mogą stanowić potencjalne naruszenie) są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dającymi sygnaliście gwarancję pozostania anonimowym i ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.

Jakie informacje musi zawierać zgłoszenie?

Aby zgłoszenie zdarzenia zostało rozpatrzone, powinno zawierać następujące informacje:

  • nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie;
  • przybliżony okres występowania naruszenia;
  • dane sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nim związek, w celu zapewnienia mu i innym osobom powiązanym ze zgłoszeniem ochrony przed potencjalnymi zachowaniami odwetowymi;
  • wszelkie informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
  • wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości, np. poprzez wykorzystanie prywatnego adresu e-mail sygnalisty, utworzonego specjalnie do tego celu.

Zgłosiłem/am naruszenie, co dalej?

  1. Komisja zobowiązana jest do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, zgodnie ze wzorem (załącznik nr 2), chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  2. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń i rejestrze zgłaszających, które stanowią oddzielne rejestry.
  3. Komisja rozpatruje zgłoszenie i przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, jeśli nie podano danych kontaktowych, w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od zgłoszenia. Wzór informacji zwrotnej znajduje się w Załączniku nr 2.
  4. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
    • zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
    • niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
  5. Zgłoszenia złożone w dobrej wierze nie mogą prowadzić do działań odwetowych wobec sygnalisty, takich jak zwolnienie czy wpływanie na współpracowników sygnalisty, co mogłyby pogorszyć jego warunki pracy.
Do góry