Activity Tracking – źródło analizy danych
14.10.2021 - Zarządzanie magazynem
Systematyczne generowanie raportów do analiz jest procesem bardzo czasochłonnym i wymaga dużej dokładności. Pomocne są w tym celu narzędzia pozwalające na bieżące monitorowanie procesów i automatyczne generowanie raportów w zależności od aktualnych potrzeb.
Każdy uczestnik procesów magazynowych jest odbiorcą informacji pochodzących z systemu zarządzania magazynem (WMS). Zakres udostępnianej informacji i sposób jej prezentacji powinien się różnić – różne są bowiem potrzeby poszczególnych jej adresatów. Dodatkowo, innej gradacji informacji potrzebuje kierownik zmiany, a innej na przykład przedstawiciel zarządu firmy. I tak na przykład:
- magazyniera interesuje, jaka jest jego aktualna efektywność zgodnie z przyjętymi normami, od tego bowiem często zależy na przykład jego premia,
- kierownik magazynu analizuje, w którym obszarze magazynierzy najlepiej wypełniają swoje zadania, czyli gdzie i kiedy ich praca jest najbardziej efektywna,
- zarząd potrzebuje informacji, czy zainwestowana złotówka przekłada się na efektywność i zysk, a także w co zainwestować, żeby zwiększyć produktywność i efektywność działania pracowników.
Powyższe elementy sprowadzają się w praktyce do mierzenia efektywności pojedynczego pracownika, różny jest natomiast poziomie agregacji danych i ich dostępność w zależności od odbiorcy i dalszego wykorzystania informacji.
Magazyn danych
Zbieranie i agregowanie ogromnych ilości danych na potrzeby przyszłych analiz może być bardzo obciążające dla systemu. W celu zapewnienia dostępu do niezbędnych danych do wykonania analiz, w PSI opracowano moduł Activity Tracking. Zbiera on informacje o wszystkich operacjach magazynowych i udostępnia te, które są istotne, nie wpływając negatywnie na wydajność pracy magazynu.
Moduł opiera się na konfigurowalnym mechanizmie umożliwiającym zapisywanie danych o zdarzeniach biznesowych. Jest on dostepny już w standardowej wersji systemu PSIwms. Activity Tracking pokazuje nie tylko wystąpienie danego zdarzenia np. realizacji transportu bądź kompletacji danego towaru, ale również jego kontekst biznesowy. Pozwala uzyskać chociażby informacje o tym, czego dotyczy dana operacja, co zostało pobrane i w ramach jakiego zlecenia, a także kto pobrał towar i na jakie miejsce go odłożył. Dane zbierane w ramach Activity Tracking pokazują informacje o magazynie w czasie rzeczywistym.
Automatyczne generowanie raportów
Moduł Activity Tracking zbiera dane dotyczące wszelkich procesów magazynowych, pochodzące z różnych źródeł. Agreguje je do jednej tabeli, dzięki czemu mogą być one wyświetlone z poziomu jednego okna dialogowego w systemie PSIwms. W celu dokładnego sprawdzenia np. co dzieje się z danym zleceniem, w PSIwms dostępne jest okno dialogowe Activity Tracking.
Z poziomu PSIwms okno Activity Tracking przedstawia tabelę z danymi. Podstawowymi elementem zbioru danych jest nazwa aktywności – może to być np. zamknięcie pozycji awiza, zapisywanie danego etapu podczas kompletacji, utworzenie danego zasobu lub zlecenia transportowego. W Activity Tracking przedstawione są także informacje dodatkowe: skąd pochodzą dane aktywności, czy jest to np. zdarzenie, telegram, operacja zamknięcia okna czy wykonanie operacji na terminalu mobilnym. W ramach procesu może być rejestrowanych wiele aktywności, tworząc historię jego kolejnych etapów. Każdy wpis jest oznaczony znacznikiem czasowym, co umożliwia sprawdzenie, w którym momencie została wykonana dana operacja oraz ile zajmowała czasu. Same aktywności są przypisane do konkretnych procesów magazynowych, co ułatwia analizę danych.
Moduł Activity Tracking pobiera dane dotyczące operacji z telegramów serwera. Umożliwia to zebranie danych dotyczących otwarcia i zamknięcia okien na PC i terminalach mobilnych takich jak np. potwierdzenie danego transportu, czy wykonanie kompletacji danego towaru. Zebrane dane są poddawane procesowi walidacji, następnie transformowane do formy, która może być wyświetlana z poziomu modułu oraz w odpowiednim kontekście biznesowym.
Z poziomu PSIwms okno Activity Tracking przedstawia tabelę z danymi. Podstawowymi elementem zbioru danych jest nazwa aktywności – może to być np. zamknięcie pozycji awiza, zapisywanie danego etapu podczas kompletacji, utworzenie danego zasobu lub zlecenia transportowego. W Activity Tracking przedstawione są także informacje dodatkowe: skąd pochodzą dane aktywności, czy jest to np. zdarzenie, telegram, operacja zamknięcia okna czy wykonanie operacji na terminalu mobilnym. W ramach procesu może być rejestrowanych wiele aktywności, tworząc historię jego kolejnych etapów. Każdy wpis jest oznaczony znacznikiem czasowym, co umożliwia sprawdzenie, w którym momencie została wykonana dana operacja oraz ile zajmowała czasu. Same aktywności są przypisane do konkretnych procesów magazynowych, co ułatwia analizę danych.
Wizualizacja danych - dashboardy
Dane z Activity Tracking są podstawowym elementem w analizach zarządczych i mogą być wykorzystane w dashboardach. Rolą dashboardów jest zapewnienie odpowiednich informacji dla właściwego użytkownika w odpowiednim czasie, tak aby zoptymalizować proces podejmowania decyzji. W systemie PSIwms mają one szerokie możliwości konfiguracji, co pozwala także na samodzielne przygotowanie dashboardów przez Klienta i dopasowanie ich do aktualnych potrzeb w zakresie raportowania sytuacji w magazynie.
Dzięki konfigurowalnym dashboardom osoba kontrolująca prace w magazynie ma bieżący dostęp do informacji o efektywności i pracochłonności procesów, zasobach, alarmach i sytuacjach niepożądanych oraz obłożeniu poszczególnych obszarów w magazynie.
Właściwe decyzje wymagają właściwych danych
Każdy użytkownik systemu odnajdzie korzyści ze stosowania narzędzi do analizy danych.
Dzięki rozwiązaniu Activity Tracking zyskujemy:
- mierniki efektywności i źródło motywacji dla pracowników,
- wiedzę operacyjną niezbędną do codziennego zarządzania magazynem,
- dostęp do informacji zarządczych pozwalającej na podejmowanie strategicznych decyzji.
Dostęp do aktualnych, rzetelnych i dokładnych informacji jest kluczowy przy podejmowaniu decyzji. Moduł Activity Tracking, który zapewnia taki dostęp, znajduje zastosowanie w:
- przeprowadzaniu analiz krzyżowych – dzięki dostępowi do danych w Activity Tracking jesteśmy w stanie znaleźć wszystkie akcje wykonane przez danego użytkownika, dotyczące konkretnej jednostki transportowej lub konkretnego wystąpienia towaru w magazynie,
- identyfikacji przyczyny wystąpienia błędu, poprzez możliwość szczegółowego śledzenia aktywności magazynowych,
- mierzeniu czasu trwania procesów – to szczególnie istotny KPI w przypadku magazynów obsługujących e-commerce, gdzie specyfiką jest dużo niewielkich zleceń. Aby te procesy były efektywne trzeba je nieustannie monitorować, analizować i usprawniać,
- zaawansowanym raportowaniu – na podstawie danych kontekstowych operatorzy w magazynie mogą tworzyć raporty, wykresy w systemie a także eksportować je do Excela lub innych programów analitycznych.
Dane gromadzone w Activity Tracking dają szerokie możliwości analityczne.
Activity Tracking pozwala na:
- śledzenie procesu wydajności pracowników,
- szybką identyfikację wąskich gardeł,
- ocenę efektywności poszczególnych procesów czy zasobów.
Firmy, które potrafią gromadzić, przetwarzać i wykorzystywać dane, łatwiej osiągają swoje cele biznesowe. Dostęp do informacji jest kluczowy przy podejmowaniu właściwych decyzji. Bez analizy danych nie jest możliwa kontrola procesów, planowanie działań, identyfikacja szans i zagrożeń. Każdego dnia tworzymy gigabajty danych. Aby umiejętnie je wykorzystać, konieczne jest stosowanie odpowiednich narzędzi umożliwiających ich analizę. Dzięki Activity Tracking wszystkie dane dotyczące procesów logistycznych są optymalnie generowane, ustrukturyzowane i udostępniane. W ten sposób dane stają się informacją, która umożliwia podejmowanie trafnych decyzji zarządczych i efektywną kontrolę procesów.
Autor: Emilia Sczaniecka, Konsultant WMS , PSI Polska i Mikołaj Zwierzchowski, Konsultant WMS , PSI Polska